Organiser son espace de travail pour être plus productif
Lorsqu'on aspire à être productif et à disposer d'un environnement informatique ergonomique, il est souhaitable de disposer du bon matériel et d'agencer son poste avec méthode.
L’organisation réfléchie et qualitative d'un espace de travail est un véritable atout. Elle permet au quotidien de gagner un temps précieux. En effet, un bureau non optimisé peut perturber la concentration en détournant l'attention. Ou encore devoir passer de longues minutes à trouver un dossier urgent. Et un mauvais agencement a également un impact négatif sur la posture et les appuis.
Avec un bureau bien calibré, vous effectuez efficacement vos tâches et vous pouvez plus aisément en réaliser plusieurs en même temps. Pour vous permettre de travailler dans les meilleures conditions, avec plus de sérénité, nous vous présentons ici des conseils faciles à mettre en place.
1. Faites un état des lieux
Commencez par dresser une liste de vos tâches et activités quotidiennes. Déterminez ce qui est essentiel pour votre productivité et ce qui ne l'est pas. Puis définissez ce qui vous manque dans votre organisation. Vous aurez de cette façon un panorama complet des ressources qui comptent vraiment pour vous.
En terme pratique, recensez tout ce qui existe dans votre champ de vision sur votre bureau, l'objectif étant de répertorier l'incontournable de l'utile et du superflu.
Vous pouvez classer les éléments en différentes rubriques.
Le matériel informatique et ses périphériques : un ordinateur PC portable ou station fixe, un ou plusieurs écran(s), une station de travail, une souris et son tapis, un clavier, un casque, un téléphone, une webcam, un disque dur, une clé USB etc.
Le matériel d'impression : une imprimante, une multifonction, une étiqueteuse, un scanner, des cartouches d'encre ou des toners.
Le matériel bureautique et les fournitures : cahiers et agendas, dossiers, stylos, feuilles, etc.
La connectique : les câbles USB, les câbles réseaux, les câbles vidéos ou audio, les adaptateurs et convertisseurs, les multiprises et rallonges, qui encombrent le dessus et le dessous de votre bureau
La décoration et les objets utiles : une plante, l'objet gadget du dernier secret santa de votre entreprise, un calendrier, la boule anti stress, la crème pour les mains, la dosette de café, etc.
Les objets mobilier : le réhausseur d'écran, la lampe de bureau, etc.
Chaque objet répertorié sera votre base. Il pourra être identifié et classifié sur votre surface de travail.
2. Déterminez vos besoins, vos envies et l'inutile
Cette étape d'analyse est propre à chacun, en fonction d'une profession, d'un secteur d'activité, d'organisation de société, des us et coutumes. Vous trouverez ici quelques exemples pour vous aider à identifier comment classifier les objets et matériels. Aller à l'essentiel, sans tergiverser.
La meilleure méthode est de définir si un élément est utilisé plusieurs fois par jour, une fois par semaine, quelques fois par mois, etc. L'idée est de préserver au maximum votre champ visuel pour qu'il soit le plus épuré possible. Un objet utilisé rarement doit être rangé ou éloigné. De cette façon, vos gestes seront plus directs pour avoir à portée de main ce qui est réellement important, votre esprit plus libre.
Les essentiels
- Le matériel informatique. De nos jours, hormis quelques cas particuliers, il faut être équipé a minima d'un ordinateur, que ce soit un PC portable ou PC de bureau avec écran. Vous trouverez ici des conseils pour choisir le bon équipement car de nombreuses solutions s'offrent à vous. Et ce n'est pas toujours facile de s'y retrouver entre processeur CPU Intel Core et AMD Ryzen, mémoire RAM, système d'exploitation, disque dur et stockage SSD, format et résolution d'écran, Marque comme DELL, HP, LENOVO, ASUS.
- Les périphériques informatiques. Une souris filaire ou souris sans fil, un clavier filaire ou un clavier sans fil complètent la panoplie.
- La téléphonie. Bien que les outils numériques comme Teams, Skype et autres soient de plus en plus utiles, un téléphone classique est en général inévitable.
- La connectique. Qui dit informatique, dit connectivité. Vous aurez impérativement besoin d'un câble d'alimentation pour votre ordinateur. A moins de fonctionner en wifi, vous aurez besoin d'un câble réseau pour vous connecter au réseau de votre entreprise et à internet. Et en fonction des autres équipements, vous devrez peut-être utiliser un câble vidéo HDMI, VGA ou Display Port et/ou des adapteurs.
- Les documents. L'ère du tout numérique avance à grand pas. Mais pour un grand nombre de personnes, imprimer certains dossiers importants reste courant. Un document qui arrive sur un bureau sera lu (ou pas). Et ensuite ? Archiver ? Numériser ? Utiliser en brouillon ? Déchiqueter ? Il n'y a rien de moins productif qu'une pile de documents. Alors rangez, compartimentez ou recycler dans des espaces dédiés.
- Les fournitures. L'idée est ici de réaliser un inventaire précis de ce que vous utilisez ou non, et avec quelle régularité. Un pot à crayons avec 143 stylos n'est guère utile. De même un agenda de 2015 ne sera plus vraiment d'actualité.
Les facilitateurs
- Un grand écran ou double écran. Utilisez un PC portable est très pratique. En revanche, qui dit mobilité dit parfois confort visuel amoindri. En effet travailler sur un écran trop petit peut avoir des conséquences sur la productivité. Bénéficier d'un grand écran ou de doubles écrans est gage d'efficacité. Cela permet de profiter de double bureau virtuel, d'ouvrir distinctement plusieurs programmes à la fois, d'optimiser l'orientation pour la luminosité.
- Une station d'accueil. Marre de rebrancher toute la connectique reliée à votre PC portable à chaque retour de réunion ? A court de ports USB ? Une station d'accueil permet de s'affranchir de la recherche de câble qui a glissé derrière le bureau et des mêmes branchements répétitifs. Une seule prise à connecter, et vos périphériques informatiques sont directement opérationnels.
- Un casque. Un casque peut être très pratique pour vous isoler de bruit ambiant ou pour communiquer avec les outils collaboratifs. Qu'il soit Bluetooth ou filaire, à vous de voir s'il doit être avec ou sans microphone.
- Un pavé numérique. Si votre quotidien vous fait passer de longues heures dans Excel ou tout autre tableur, que vous manipulez régulièrement chiffres et calcul, vos saisies peuvent être parfois compromises par le petit pavé numérique (voir son absence) de votre ordinateur portable. Les pavés numériques mobiles externes sont devenus très courant, en Bluetooth ou filaire, souvent très compacts.
- L'impression. Une imprimante ou un multifonction, qui fait copie et scan en plus de l'impression, peut être pour certaines activités indispensables. Si par exemple vous devez sortir des bons de livraisons plusieurs fois par jour, des étiquettes, scanner des courriers, il est préférable d'avoir littéralement votre matériel sur (ou sous) le bureau. Mais certaines machines sont volumineuses, placez les à quelques encablures de votre poste de travail pour les partager avec vos collègues en position centrale.
Les agréments
- Le petit mobilier. Une lampe de bureau moins agressive que le néon du plafond, un support de bureau pour votre ou vos écran(s), une sacoche pour votre PC portable, un organiseur avec plusieurs compartiments, etc.
- La décoration. On a parfois envie de rendre attrayant un espace dans lequel on passe quotidiennement de longues heures, comme une photo de famille, une plante.
Les superflus
- Ce qui est accessoire pour certaines personnes ne le sera pas forcément pour d'autres. En tous les cas, la règle, hormis ce qui vous réconforte, est de ne laisser à proximité de vos mains et de votre regard que ce que vous utilisez au quotidien. On range les fournitures non indispensables comme la perforeuse dans un tiroir, on ne laisse pas trainer les cartes de visite récupérées lors du dernier colloque, on archive les dossiers terminés, on stocke ailleurs les consommables de l'imprimante.
3. Optimisez votre organisation
Lorsque vous aurez définit tout ce que vous conservez, il s'agit ensuite de positionner chaque élément à sa place. Certains choix sont évidents, d'autres dépendants de vos tâches. Ne perdez pas votre objectif : faciliter votre quotidien, conserver votre concentration et maintenir votre productivité.
On a tendance à organiser son bureau virtuel avec des raccourcis ou favoris. C'est peut-être un peu plus compliqué dans le monde physique, mais on peut adapter le concept avec ses éléments favoris en minimisant les mouvements à faire pour les saisir.
Tout d'abord, prenez en compte votre entourage. Ce n'est pas toujours possible mais si vous le pouvez, orientez votre table de manière à éviter les reflets de lumière des fenêtres, les regards trop intrusifs des passants du couloir, le fond sonore ambiant.
La position centrale devra être occupée par votre ordinateur si vous passez vos journées dessus. Et autour de lui s'articuleront les différents matériels informatiques annexes et la connectique.
Le téléphone fixe ou portable devra être à portée de main, voir votre casque si vous avez besoin de libérer vos mains lors d'appel pour prendre des notes papier ou électroniques.
Un box, bien positionné sous le bureau, peut être un vrai atout, avec des tiroirs compartimentés, bien rangés.
Un bon indicateur qui prouve que votre espace de travail est bien organisé sera la faculté à le nettoyer.
Si à chaque dépoussiérage et entretien, il vous faut de nombreuses minutes de déménagement c'est mauvais signe. Si votre bureau est aéré, facile d'entretien et que cela ne vous prend pas plus de 5 minutes pour une mise en ordre le soir en partant, c'est que vous être sur la bonne voie.
4. Maîtrisez l'ergonomie de vos équipements
Avant que tout ne soit optimum pour travailler avec plus de sérénité, il vous reste un dernier point important à prendre en compte : l'ergonomie de votre espace de travail. Il est essentiel que votre confort soit garanti, et ce sur du long terme. Cela peut être trivial de dire qu'un écran trop incliné ou mal orienté peut avoir une incidence sur les cervicales, une résolution d'écran mal calibrée engendrée des maux de têtes de fin de journée.
On a coutume de dire que c'est la dose qui fait le poison. Petit à petit, geste après geste, sans qu'on s'en rende compte, notre position peut devenir de plus en pernicieuse. Et engendrer de petits désagréments voire certains traumatismes sur des zones du corps.
Pas de panique, des solutions existent. On peut dans de nombreux cas identifier les mauvais placements, les mouvements mal coordonnés. Et se réorganiser en déplaçant son deuxième écran, en investissant dans une souris ergonomique, en utilisant un casque plus isolant, en remplaçant quelques heures son fauteuil par un ballon d'assise. Et par ailleurs, n'hésitez pas à consulter des professionnels du domaine comme des ergonomes, des ostéopathes, la médecine du travail qui seront vous prodiguer les meilleurs conseils.
Dans la mesure du possible, un des meilleurs conseils de prévention est celui de se lever à intervalle régulier de son bureau. Aller se dégourdir les jambes quelques instants toutes les heures permet de limiter la sédentarité des postes statiques.
En conclusion :
Vous l'aurez compris, vous avez toutes les clés en main. Il ne vous reste plus qu'à trouver du temps pour mettre en œuvre l'organisation de votre espace de travail. Et une chose est sûre, vous en gagnerez certainement après !
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