Comment imprimer un document important ?

Comment imprimer un document important ?

Le saviez-vous ? Que ce soit pour une fiche de paie, un contrat ou encore une brochure, l’impression de vos documents importants requiert une attention toute particulière. Afin de vous aider à réussir toutes vos impressions importantes, Belta vous dit tout !

 Un document important est caractérisé par un ou plusieurs des trois critères développés ci-dessous :

• Ce document est confidentiel :
Fiche de paie, facture, contrat,… nombre de documents que nous imprimons au quotidien peuvent s’avérer particulièrement sensibles. Cela est notamment régulièrement le cas dans le secteur médical, juridique, ou encore au sein de département tels que les ressources humaines ou la comptabilité.

• Le rendu de ce document est essentiel :
Certains documents doivent faire l’objet d’une impression particulièrement qualitative (brochures, présentations, devis, …). Il s’agit d’un point d’attention qui est souvent à l’honneur dans le cadre de projets commerciaux, ou encore de marketing et de communication.

• Ce document doit être durable :
La durabilité d’un document peut fortement varier selon la technologie d’impression choisie. Cela est notamment le cas au sein des professions juridiques et administratives.

Alors si vous souhaitez connaitre toutes nos astuces pour optimiser l’impression de vos documents importants, suivez le guide !

Je dois imprimer un document confidentiel

Vous cherchez un bon moyen de faire du sport ? Rien de plus simple. Pour cela, il vous suffit de lancer l’impression de votre document ultra confidentiel en l’envoyant par mégarde sur la mauvaise imprimante… Eh oui ! Qui n’a jamais, au moment d’imprimer un document confidentiel, sélectionné la mauvaise imprimante pour ensuite se lancer dans un sprint effréné vers la dite imprimante ?

Bien que certainement très amusante à voir pour vos collègues, cette situation indélicate peut heureusement être facilement évitée. En effet, de nombreuses imprimantes telles que la HP LaserJet M404DN, permettent de contrôler vos impressions grâce à un code ou un badge.

Je dois imprimer un document de qualité

Le choix de la bonne technologie d’impression est primordial, en particulier si vous accordez une place importante au rendu de vos documents.

Pour vos photos, nous vous recommandons la technologie jet d’encre qui vous apportera un rendu plus fidèle dans l’impression de vos documents. Certains modèles sont d’ailleurs tout spécialement conçus pour l’impression de photos, comme l’imprimante multifonction Brother MFC-J6945DW (surtout si vous avez besoin d'imprimer en A3) ou l'imprimante multifonction EPSON WF-C5790DWF.

En revanche si votre document est composé de texte et/ou de graphiques, une imprimante laser telle que  la Brother MFC-L6900DW  fera parfaitement l’affaire.

Le choix du papier est également un élément à prendre en compte pour l’impression de vos documents qualitatifs : plus le grammage est épais, meilleur est le rendu. Vérifiez si le grammage en question est bien pris en charge dans les caractéristiques de votre machine car il peut s’avérer différent selon le bac d’alimentation papier. Si vous imprimez régulièrement sur différents types de supports, nous vous recommandons de sélectionner une machine possédant plusieurs bacs ou offrant la possibilité d’en rajouter en option. Enfin, sachez que certains copieurs proposent également des options de finitions, idéales pour vos documents importants (agrafage, perforation ou encore finition piqûre à cheval pour réaliser des brochures).
Grâce à ces fonctionnalités, vous oublierez les mauvais souvenirs des bilans de fin d’année, lorsque vous passiez vos journées à trier vos copies, agrafer vos gros dossiers, et perforer vos documents à la main. Pour trouver le copieur le plus adapté à votre activité et vos besoins, notre équipe d’experts se tient à votre écoute.

Je dois imprimer un document durable dans le temps

La technologie d’impression joue également un rôle dans la durabilité de vos documents. Si vous souhaitez archiver vos documents, notre conseil pour favoriser leur durabilité dans le temps est de privilégier une impression jet d’encre, plus durable que l’impression laser pour le stockage de documents. La réglementation impose d’ailleurs à certaines collectivités de respecter la norme internationale ISO 11789  pour le stockage et la conservation des documents (permanence et la durabilité de l’écriture, de l’impression et de la reprographie sur des documents papier).

Bon à savoir :

• Si votre document est destiné à être utilisé dans un milieu médical, salle blanche (ou salle propre selon la norme ISO 14644-1), faites le choix d’une imprimante jet d’encre (de la poussière de toner étant générée par la technologie laser).

• Privilégiez une connexion USB dans le cadre d’environnements confidentiels, et/ou une connexion WiFi sécurisée pour éviter les intrusions réseau.

Besoin d’informations supplémentaires pour faire votre choix ? N’hésitez pas à contacter nos spécialistes, disponibles par téléphone au 0 800 326 287.